Vanaf 1 juli 2015 gaat een nieuwe regeling in voor de Cao Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening: het Loopbaanbudget. De werkgever bouwt voor iedere werknemer vanaf 1 juli 2015 een Loopbaanbudget op. Dit budget bestaat uit een loopbaanbedrag en uit vitaliteitsuren en de besteding ervan moet de individuele inzetbaarheid van de werknemer ondersteunen en helpt de organisatie om mee te blijven bewegen met ontwikkelingen in het werk.

De opbouw van het Loopbaanbudget dient in de salarisadministratie verwerkt te worden. Vanaf 1 juli 2015 dient er een maandelijkse reservering plaats te vinden voor het loopbaanbedrag. Deze reservering is vergelijkbaar met de reservering van de vakantietoeslag, behalve dan dat er geen reservering sociale lasten meegenomen hoeft te worden. De reservering Loopbaantoeslag blijft staan tot moment van aanwending.

In Exact Globe zijn twee nieuwe componententypes beschikbaar, één voor de reservering en één voor de opname van het loopbaanbudget: ‘Budget reservering’ en ‘Budget uitbetaling’. Op tabblad ‘Grondslagen’ kunt u de grondslagen voor dit component definiëren. In de component voor budget uitbetaling dient de component voor budget reservering geselecteerd te worden, net als bij vakantiegeld reservering. Deze componenten kunt u aanmaken via menupad [Salaris, Componenten, Onderhouden] en vervolgens aan de medewerkers koppelen via de componentenwizard met de optie ‘Aanmaken’.

In Exact Online Salaris zijn twee nieuwe componententypes aangemaakt: 3500-003 voor de reservering en 3500-004 voor de opname uit het budget. En deze componenten zijn actief vanaf 1-7-2015. De component ‘3500-004: Reservering loopbaanbudget’ staat standaard op berekenen, zodat deze voor de betreffende medewerkers berekend zal worden. Om de reservering loopbaanbudget op de loonstrook te tonen, dient deze als loonstrookvak toegevoegd te worden. Via het onderhoud van de arbeidsvoorwaardengroep kunt u de loonstrookvakken definiëren.

De Wet werk en zekerheid is ingegaan en heeft mede betrekking op de contracten die u met uw medewerkers heeft afgesproken.

Een van de onderdelen is het aanzegtermijn. Als de arbeidsovereenkomst een looptijd van zes maanden of langer, dan dient de werkgever de werknemer uiterlijk een maand voor het aflopen van de arbeidsovereenkomst schriftelijk te laten weten of de arbeidsovereenkomst wel of niet wordt voorgezet en onder welke voorwaarden. Als de werkgever niet tijdig heeft laten weten of de arbeidsovereenkomst wel/ niet voorgezet wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding, gebaseerd op het maandloon.

In Exact Globe kunt u via menupad [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Contracten] de einddata van medewerkerscontracten achterhalen. Dit is gebaseerd op de contracten die bij de medewerker zijn ingevuld via menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden] knop ‘Contracten’. Deze knop vindt u achter het veld ‘Einddatum contract’.

In Exact Online Salaris kunt u in het overzicht ‘Arbeidscontracten’ de contracten bekijken. Tevens kunt u hier op de einddatum van de contracten filteren met de optie ‘Vervaldatum’. Dit overzicht kunt u opvragen via menupad Medewerker > Medewerkers > alle opties > Overzichten > Arbeidscontracten. Een rapport van de arbeidscontracten kunt u opvragen via menupad Salaris > alle opties > Overzichten > Overzicht rapporten > Arbeidscontracten.

Een gebruikelijke controle voordat een werkorder wordt vrijgegeven naar de werkvloer is naar de beschikbaarheid van capaciteit en de beschikbaarheid van het materiaal. Voor het materiaal maakt het verschil of het ordergestuurd is (inkopen op de werkorder) of niet ordergestuurd is (uitgeven uit voorraad en inkopen op bestelpunt). Materiaal is beschikbaar als ordergestuurde materialen zijn ontvangen, en niet-ordergestuurde materialen op voorraad zijn.

Verbetering: materiaaltekort (beschikbaar) signaal in het statusveld

Het statusveld op de werkorder is uitgebreid met een signaal voor Materiaaltekort of Materiaal beschikbaar. Het signaal Materiaal beschikbaar wordt getoond als de ordergestuurde materialen zijn ontvangen en wanneer de voorraad van niet-ordergestuurde materialen groter is dan (het totaal) benodigd voor de werkorder.

(Klik om te vergroten)

Verbetering: materiaaltekort signaal in de materiaalregels

Een signaal in de materiaalregels van de werkorder laat zien welke materialen een probleem hebben. In het onderstaande voorbeeld zien we dat niet-ordergestuurde materialen met onvoldoende voorraad een probleem hebben, en alle ordergestuurde materialen die nog niet ontvangen zijn (ongeacht bestaande voorraden).

(Klik om te vergroten)

In het bovenstaande voorbeeld zien we ook ordergestuurde materialen die serie/batch zijn, of op backflush staan. Beide situaties zouden vermeden moeten worden: Een inkoopontvangst van een serie/batch materiaal kan niet automatisch naar de werkorder worden uitgegeven omdat we het serie/batch nummer moeten vastleggen, en materialen die moeten worden gebackflushed worden bij definitie niet ingekocht op de werkorder. Zie voor meer informatie ook: A short guide on order controlled items (in het Engels).

Verbetering: materiaal beschikbaar signaal in het overzicht afdrukken werkbon

Sinds het gebruikelijk is om de werkbon pas uit te geven als het materiaal beschikbaar is, wordt het bijbehorende signaal nu getoond in het overzicht afdrukken werkbon.

(Klik om te vergroten)

Meerdere regels met hetzelfde materiaal

Al hetzelfde materiaal voor meerdere regels van de werkorder benodigd is, wordt een controle op het totaal uitgevoerd en in het statusveld getoond. Echter, in de afzonderlijke regels wordt het signaal niet altijd getoond, zoals in dit voorbeeld:

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn beschikbaar gekomen voor alle edities van Exact Online voor Productie in alle landen in juli 2015. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

Vandaag (12-10-2015) activeren we voor alle gebruikers in Nederland, België, Duitsland, de Verenigde Staten en Frankrijk een switch-bar naar een nieuwe menustijl.  Meer over het hoe en waarom vind je hier.

De switch-bar zorgt ervoor dat gebruikers makkelijk heen en weer kunnen switchen tussen de oude en nieuwe menustijl. Eventuele feedback kunt u middels een knop in Exact Online indienen. De komende twee maanden gaan we die feedback verzamelen om te kijken hoe het bevalt.

In het Verenigd Koninkrijk is de nieuwe menustijl al naar tevredenheid in gebruik: het ziet er fris uit en is makkelijk navigeren. Tel daar de andere verbeteringen bij op die binnenkort nog worden doorgevoerd (een nieuw invoerscherm voor boekingen, een verbeterde scan service, het direct kunnen forwarden van e-mails naar Exact Online) en je ziet dat we deze maand oktober een grote verbeterslag maken!

In de stuklijst van Exact Online Productie zit een veld Calculator type. Standaard staat dat op “Materialen per stuk”. Ik kan ook kiezen voor “Vast” en “Stuks per materiaal”. Waar staan die waarden voor, en waarom zijn er ook nog waarden zoals “Stuks per staaf” die grijs (ontoegankelijk) zijn? Met het Calculator type kunnen we bijna elke materiaalbehoefte ondersteunen. Een korte uitleg over de belangrijkste eigenschappen worden hier besproken.

In de stuklijst onder Onderhoud | Materialen (stuklijsten en werkorders) of Offerte | Materialen (offertes) komt het veld Calculator type voor. Standaard staat dat op “Materialen per stuk”:

(Klik om te vergroten)

Standaard gebruiksmogelijkheden

Voor materialen die geen vormkenmerk gedefinieerd hebben in de artikelkaart (dat is de standaard voor alle artikelen!) zijn de Calculator typen “Materialen per stuk, “Vast”, en “Stuks per materiaal”:

(Klik om te vergroten)

Materialen per stuk: In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we de stuklijst voor een doos shampoo. De eenheid van het product is doos, en er gaan 20 flacons in een doos. Het aantal van 20 vullen we dus in het veld Hoeveelheid benodigd.

(Klik om te vergroten)

Stuks per materiaal: In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we de stuklijst voor een doos shampoo. Voor elke 24 dozen hebben we een pallet nodig. Eerst zetten we het Calculator type op “Stuks per materiaal”, en vervolgens vullen we 24 in het veld Hoeveelheid benodigd. Mits het materiaal niet Deelbaar is (artikelkaart), wordt de behoefte aan pallets naar boven afgerond: Voor een order van 25 dozen worden 2 pallets berekend.

(Klik om te vergroten)

Vast: In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we een stuklijst voor een doos shampoo. Voor elke werkorder hebben we twee mondkapjes nodig. Eerst zetten we het Calculator type op “Vast”, en vervolgens vullen we 2 in het veld Hoeveelheid benodigd.

Aanvullende gebruiksmogelijkheden

Wanneer we gebruik willen maken van de aanvullende gebruiksmogelijkheden staan ons twee wegen open: We kunnen eerst het icoon van de rekenmachine aanklikken, en daar een keuze maken uit een Vormkenmerk, of we kunnen een Vormkenmerk instellen op de artikelkaart, waarmee het veld Calculator type al standaard mee wordt gevuld. De benaming van het Vormkenmerk op de artikelkaart wijkt af van die in de stuklijst, maar er is een 1-1 correspondentie:

(Klik om te vergroten)

In dit blog bespreken we een aantal veelvoorkomende aanvullende gebruiksmogelijkheden.

(Klik om te vergroten)

Gewicht per stuk: Dit Calculator type is erg nuttig wanneer er sprake is van een materiaal waar de voorraadeenheid groter is dan de eenheid die we in de stuklijst willen gebruiken. In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we de stuklijst voor een doos (beren-)shampoo. We houden voorraad van berenlucht in kilogram, maar voor elke doos shampoo hebben we maar 1.5 gram nodig. We klikken dus op het icoon van de rekenmachine, en we kiezen voor het Vormkenmerk “Gewicht per stuk”. We zeten de Meeteenheid op “gram” en vullen het Gewicht bij de Stuks eigenschappen op 1.5 (gram). Wanneer we het scherm sluiten, zien we dat de Hoeveelheid benodigd gevuld is met 1.5. Let op dat dit dus niet betrekking heeft op de materiaaleenheid “kilogram”, maar op de Meeteenheid “gram” uit de calculator.

(Klik om te vergroten)
Stuks per staaf: Dit calculator type is erg nuttig wanneer het materiaal een strekkende lengtemaat heeft zoals staven en buizen. De bedoeling van de calculator is om te berekenen hoeveel eenheden van het product uit een handelslengte staaf kunnen worden gehaald. In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we de stuklijst voor een gelast constructiedeel. We hebben 1,800 mm IPE profiel nodig per product. De handelslengte is 6,000 mm. De calculator berekent dat we 3 stuks uit een staaf kunnen maken. Natuurlijk vragen we ons af wat er met het restant van 600 mm moet gebeuren. Wanneer we Hele staven aanvinken, wordt de behoefte aan staven naar boven afgerond en worden de kosten van zaagresten meegenomen in de kostprijscalculatie. Niets weerhoud ons om een zaagrest weer in voorraad te nemen (Zie ook: Managing sawing rests). Wanneer we Hele staven niet aanvinken (en het materiaal is Deelbaar gemaakt op de artikelkaart!) gaat de zaagrest automatisch terug de voorraad in.

(Klik om te vergroten)

Stuks per plaat: Dit calculator type is erg nuttig wanneer het materiaal een oppervlaktemaat heeft zoals platen en vellen. De bedoeling van de calculator is om te berekenen hoeveel eenheden van het product uit een plaat kunnen worden gehaald. In het bovenstaande voorbeeld beschrijven we de stuklijst voor een gelast constructiedeel. We hebben 660 x 440 mm stukken nodig uit een plaat van 2,000 x 1,000 mm. De calculator berekent dat we 6 stuks uit een plaat kunnen maken. Merk op dat de calculator ook berekent hoeveel kilogram van het materiaal benodigd is. Als de voorraadeenheid van het plaatmateriaal op “kilogram” is gezet, kunnen we de kostprijs per kilogram definiëren op de artikelkaart, wat handig kan zijn voor de bestellingen.

Een paar tips

De calculator is handig als we een groter materiaal naar een kleinere behoefte toe moeten rekenen (materiaal kilogram, behoefte gram, of materiaal een staaf van 6 meter, behoefte van 1,8 meter). Als we de calculator in willen zetten om een kleiner materiaal naar een grotere behoefte toe te rekenen kunnen er afrondingsfouten optreden. Bijvoorbeeld, als we een stuklijst voor een muur gaan maken, en we willen berekenen hoeveel bakstenen er voor een muur van 6 meter bij 3 meter nodig zijn.

De calculator is niet bedoeld als een productconfigurator: We kunnen niet een kozijn berekenen van een raam waarvan we de lengte x breedte willen invoeren.

Als we een gelaagde stuklijst hebben (het product is een constructie en we willen 4 verticale, en 4 horizontale liggers per constructie hebben), dan doen we er beter aan om aparte stuklijsten voor de staanders en de liggers te maken. Zo kunnen we beter vastleggen wat de structuur van de constructie is.

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Er zijn bedrijven die een batchnummer of serienummer toewijzen aan het eindproduct voordat de productie aanvangt. Redenen daarvoor kunnen zijn het toewijzen van het gebruik van een bepaalde batch van de grondstof, maar ook de wens om aan de hand van een serienummer of batchnummer kunnen volgen van de productie door meerdere lagen van een samengestelde werkorder. In dit blog wordt uitgelegd hoe dit te doen in Exact Online Productie.

Gebruik van een project

We beginnen met een Project aan te maken dat vernoemd is naar de batch die we willen produceren.

(Klik om te vergroten)

Aanmaken van de werkorder(s)

Als we een werkorder aanmaken (met de hand of vanuit een verkooporder) koppelen we het project dat verwijst naar de batch. Als we suborders genereren, dan worden die ook aan hetzelfde project (batch) gekoppeld.

(Klik om te vergroten)

In dit voorbeeld maken we pralines, en ten behoeve daarvan produceren we eerst een vulling (mousse).

(Klik om te vergroten)

Desgewenst kan het batchnummer op de werkbonnen worden afgedrukt.

(Klik om te vergroten)

Uiteraard is het de bedoeling dat de producten worden ontvangen onder toewijzing van het batchnummer. Dat moet dan wel nog ingevuld worden op het ontvangstscherm!

Traceability

In overzichten zoals Transacties | Batchnummers kunnen we dan aan de hand van het nummer de goederenbewegingen volgen.

(Klik om te vergroten)

Meer informatie bij Pieter Hamans (pieter.hamans@exact.com)

De eindejaar handleidingen salaris voor de jaarovergang 2015/2016 zijn beschikbaar. De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2015, de wetswijzigingen die ingaan per loonjaar 2016 en het openen van loonjaar 2016. De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar:

• Exact Globe Next
• Exact Compact Salaris
• Exact Online Salaris

Tip! Bekijk ook de video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding voor elke productlijn ook raadplegen via de Startpagina Salaris.

Picture credits

We horen vaak over Lean Manufacturing. Lean is een succesvolle methode om productieprocessen te verbeteren door verschillende soorten verspilling te identificeren en te reduceren. Lean is sterk in een omgeving met een constante stroom van gelijksoortige producten over een productielijn. Wanneer we werken in een omgeving met kleine orders voor variabele producten kan Quick Response Manufacturing (QRM) een beter alternatief zijn.

Lean Manufacturing en Quick Response Manufacturing

Lean is oorspronkelijk ontwikkeld vanuit de praktijk bij Toyota, waar het toen nog Just-in-Time genoemd werd. Een aantal Lean ideeën komen voort uit het idee dat we een gestaag doorlopende productielijn hebben. We proberen dan bijvoorbeeld om naar een gestage doorloopsnelheid te streven, en we sturen voorgaande werkstations aan met kanban kaarten. Die kaarten geven aan dat er nieuwe halffabricaten moeten worden aangeleverd aan het vragende werkstation omdat de voorraad opraakt. Het voordeel van deze methode is dat er nooit te veel tussenvoorraad wordt geproduceerd, en dat spaart werkkapitaal. Nu staat of valt het succes van deze methode met het beschikbaar zijn van capaciteit op het aanleverende werkstation.

In een echte job shop leveren gaan de orders kris kras van werkstation naar werkstation. Door de variabiliteit zal een aanleverend werkstation niet altijd meteen beschikbaar zijn. Het gevolg is onduidelijkheid welke werkorders voorgaan, en uiteindelijk het missen van een leverdatum aan een klant. Voor deze uitdaging is Quick Response Manufacturing (QRM) uitgevonden.

Sinds enkele jaren wordt QRM ingezet in Nederlandse bedrijven zoals BOSCH Scharnieren. BOSCH maakt scharnieren op maat. Met een oplossing van Exact partner PROPOS Software heeft BOSCH Scharnieren de werkvloer geautomatiseerd volgens QRM principes. Terwijl de orderstroom (verkooporders, inkooporders, werkorders) nog steeds in Exact worden afgehandeld, wordt de werkvloer aangestuurd door PROPOS. Op de schermen van PROPOS zien we welke aanleverende werkstations capaciteit beschikbaar hebben. De bewerkingen worden dan vrijgegeven aan een werkstation met capaciteit. Dit levert een snellere doorstroming op de werkvloer op.

Een proces verbeter je continu

Starten – en vooral volhouden – met Lean of QRM vergt een inspanning van de hele organisatie. Het is zeker niet beperkt tot het doen van een software implementatie. Ben bereid om te meten, te proberen en te verbeteren en betrek alle medewerkers. Een deskundige partner als PROPOS coacht ook op de QRM principes, en niet alleen op het werken met schermen.

Meer weten over QRM en PROPOS? Neem contact op met PROPOS of met Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com. PROPOS kan worden gekoppeld met alle edities van Exact Online Productie.

Meer leren?

De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) heeft een Lectoraat Lean en World Class Performance (WCP) met een focus op Quick Response Manufacturing. Zij organiseren regelmatig interessante bijeenkomsten.

Het QRM Center Europe organiseert ook regelmatig bijeenkomsten.

In Exact Online Productie kunnen we snel een offerte calculeren voor een maatwerkproduct als we een beeld hebben van de materialen en bewerkingen die we nodig hebben. Zonodig gaan we uit van een bestaande stuklijst die we wijzigen, of van een invoertemplate waar we naar behoeven elementen aan toevoegen of verwijderen. Waar we tegen beperkingen gaan aanlopen is wanneer er afhankelijkheden zijn of wanneer er formules moeten worden toegepast. Partner PRODUVAR heeft een configuratieoplossing in de cloud die met Exact Online gekoppeld kan worden.

Een paar configuratie uitdagingen

Als ik buizen van 20 cm diameter gebruik, moet ik ook de bijbehorende maat buisklemmen toepassen. Als ik een deur van 210 cm bij 90 cm moet maken heb ik daar 210 x 90 x 2 / 10,000 = 3,78 vierkante meter plaatmateriaal voor nodig. Als ik een volumineuzer betonelement moet gieten, moet dat ook langer drogen.

De configuratieoplossing PRODUVAR is ontwikkeld door Oostsoft uit Bedum. Het is belangrijk om te weten dat er bij het opzetten van een configuratieoplossing altijd een goede implementatie vereist is. Exact is momenteel op zoek naar klanten van Exact Online Productie die een configuratie uitdaging hebben. Samen met deze klanten willen wij een pilot starten om PRODUVAR in te zetten in actuele processen. De eerste insteek is daarbij om het offertetraject verder te automatiseren. Vervolgstappen die in het verschiet liggen zijn het aansturen van CNC machines op basis van deze maatwerkberekeningen. PRODUVAR wordt daar al voor toegepast.

Meer weten over PRODUVAR en deelnemen aan de pilot? Neem contact op met PRODUVAR of met Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com. PRODUVAR kan worden gekoppeld met alle edities van Exact Online Productie.

De bedoeling van Material Requirements Planning (MRP) is het genereren van tijdgefaseerde bestelbehoeften en productiebehoeften. Met andere woorden, we willen tijdig inkopen en voor zover mogelijk vermijden om inkopen te consolideren aangezien dat tot ongewenste voorraad kan leiden. Het volledige MRP concept is de kern van Exact Online Productie Premium. De eerste fase gaat deze maand in controlled release.

Het volledige materiaalplanning concept

Als Exact Online Productie Premium compleet is zal het de volgende componenten bevatten:

(Klik om te vergroten)

Voor de eerste fase komt een deel van Material Requirements Planning beschikbaar. Dit deel maakt het mogelijk om tijdgefaseerde inkooporders te genereren voor materiaalbehoeftes die uit werkorders voortkomen. Vanzelfsprekend worden materiaalbehoeftes die direct uit verkooporders, verkoopprognoses, magazijnverplaatsingen of assemblageorders voortkomen ook meegeteld. De beperkingen zijn dus al volgt:

1. Geen materiaalbehoeften die indirect voortkomen uit verkooporders of verkoopprognoses: maakproducten worden niet geëxplodeerd.
2. Geen tijdgefaseerde werkorders voor componenten: maakproducten worden niet geëxplodeerd.

MRP eerste fase werkt dus wél voor meerlaagse werkorders, maar niet voor werkorders die nog niet bestaan!

Een voorbeeld:

We hebben twee werkorders voor brandstofpompen, een werkorder voor 20 stuks in week 7, en een werkorder voor 25 stuks in week 9. Het MRP Detail van de brandstofpompen ziet er dan als volgt uit:

(Klik om te vergroten)

Vanuit het MRP overzicht klikken we op Bereken MRP. Als de berekening klaar is volgt de melding MRP berekening uitgevoerd:

(Klik om te vergroten)

Het MRP overzicht toont de geplande voorraad van de brandstofpompen (regel 1) en de benodigde materialen (regels 2, 3, 5, en 6). Het getal in de linkerbovenhoek van de cel is het inkoopadvies:

(Klik om te vergroten)

Door naar het MRP detail van een materiaal te kijken zien we hoe het advies tot stand gekomen is. We hebben 60 vierkante meter plaatstaal nodig in week 5. De levertijd is drie dagen, dus in week 4 is het advies om 70 vierkante meter in te kopen. Waarom 70? Omdat er een veiligheidsvoorraad van 10 vierkante meter ingesteld is voor dit artikel. Die moet ook aangevuld worden, want de huidige voorraad is nul. In week 7 hebben we 75 vierkante meter plaatstaal nodig. Het advies is voor een inkoop in week 6 voor 75 vierkante meter. Immers, we hebben de veiligheidsvoorraad al eerder op peil gebracht!

(Klik om te vergroten)

Vanuit het overzicht kunnen we besteladvies genereren. Wellicht dat we bepaalde inkooporders nog niet willen genereren. Geen probleem, we kunnen ze later bestellen. Op een later bestelmoment kunnen we ook de MRP opnieuw berekenen. Dan houden we rekening met de orders die gewijzigd zijn, en kopen we niet teveel voorraad.

(Klik om te vergroten)

Material Requirements Planning eerste fase komt beschikbaar in februari 2016 voor controlled release. Geïnteresseerde klanten kunnen contact opnemen met Pieter Hamans (pieter.hamans@exact.com).

Een onprettige taak die hoort bij het inrichten van een productieoplossing is het opzetten van een artikelnummersysteem. Vaak is er nog geen systeem geïntroduceerd, en het bedenken en invoeren daarvan lijkt enigszins overbodig. Er zijn echter echte voordelen verbonden aan het verbeteren van administratieve systemen, en artikelnummering hoeft niet moeilijk te zijn als we de volgende tips ter harte nemen.

Waarom zouden we artikelnummers gebruiken?

Veel kleine productiebedrijven gebruiken slimme spreadsheets om offertes te berekenen of stuklijsten te onderhouden. Materiaaleigenschappen zoals kostprijzen, en verpakkingsgroottes zijn ingebouwd in het spreadsheet of worden gecontroleerd bij de leverancier met elke order. Voor het offerteproces is dat efficiënt, maar het leidt tot extra werk bij het bestellen en ontvangen. Artikelnummers maken de automatisering van orderprocessen mogelijk. Daarnaast dragen ze bij tot standaardisatie en orde (5S), wat een opmaat is tot een organisatie die lean is. Een belangrijke overweging voor veel logistieke bedrijven is de wens om met barcodes en scanning te werken. Zonder artikelnummers gaat dat nooit werken.

Waar zijn artikelnummers nodig?

We kunnen artikelnummers (ook wel: artikelcodes) toekennen aan koopdelen zoals materiaal (platen en staven), onderdelen (schroeven en moeren), verpakkingsmateriaal (dozen en stickers) en verbruiksartikelen (verf). Ook alle halffabricaten die we op voorraad houden moeten een artikelnummer krijgen. En natuurlijk alle standaardproducten die we vervaardigen. Productieoplossingen voor toeleveranciers ondersteunen vaak universele artikelnummers voor maatwerkproducten zodat er geen overdaad aan unieke artikelnummers wordt aangemaakt. Het maakartikel wordt dan geïdentificeerd met een incidentele omschrijving of met het ordernummer. Het is niet ongebruikelijk dat in productieoplossingen een artikelnummer wordt toegekend aan diensten (leverkosten) of standaard teksten (“Geen levering op zondag”).

Goed, waar beginnen we?

Twee belangrijke overwegingen spelen een rol. De eerste is, of we onze eigen artikelnummers (-codes) gaan introduceren, of dat we leveranciersnummers gaan gebruiken. Waar het natuurlijk gemakkelijk is om leveranciersnummers te hergebruiken (“copy en paste”), lopen we dan het risico dat we hetzelfde materiaal willen inkopen bij een andere leverancier (nieuwe code introduceren dan maar?), of dat verschillende leveranciers hetzelfde nummer gebruiken voor een verschillend materiaal. Met de adoptie van nummersystemen van verschillende leveranciers krijgen we nooit orde en netheid in ons eigen systeem! De meeste productieoplossingen maken het mogelijk om de leveranciersnummers separaat van het eigen artikelnummer op te slaan.

Een andere overweging is of we een intelligente artikelcode moeten introduceren. In een intelligente artikelcode kunnen we herkennen tot welk assortiment het artikel behoort (lampjes of weerstanden), het materiaaltype (SJ355) of de afmeting (20 mm).

Het onderhouden van een intelligent artikelcodesysteem blijkt moeizaam. De logica is duidelijk voor ervaren medewerkers, maar het vergt extra communicatie voor nieuwkomers. Het uitbreiden van het systeem met nieuwe assortimenten en waardes zal ook telkens gecommuniceerd moeten worden. De meeste productieoplossingen daarentegen hebben ingebouwde functionaliteit om assortimenten en extra velden aan artikelen toe te kennen zodat ze gezocht, gesorteerd en gegroepeerd kunnen worden op eigenschappen.

Intelligente artikelcodes zijn vaak veel langer dan nodig en bevatten letters en symbolen. Maar voor de ondersteuning van barcodesystemen is een kort nummer voldoende. Een artikelnummer dat op volgorde wordt uitgegeven (een willekeurig nummer dus!), en dat geen ingebouwde informatie bevat, voldoet aan onze wensen. Meestal is een nummer dat 5 tot 7 getallen lang is voldoende. Zorg dat nummers niet met nullen starten omdat dat tot verwarring kan leiden bij de orderinvoer of bij klanten.

Magazijnbeheer met artikelnummers

Een kleine producent ziet zijn voorraadbeheer niet graag als magazijnbeheer. Als er een ambitie is om barcodes en scanning te gaan gebruiken (ook al is dat in de toekomst), dan zullen we labels moeten gaan uitgeven aan onze materialen, halffabricaten en producten. Het is dan slim om het artikelnummer als de barcode te gebruiken. Bedenk dat terwijl er barcodesystemen bestaan die letters ondersteunen, en natuurlijk ook QR codes in opkomst zijn, scannen in een magazijn echt gemakkelijker (minder fouten, sneller) is als we afzien van complexe codes.

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Kopieer opmerkingen aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen).

Het inrichten van de offertelay-out

De standaard offertelay-out in Exact Online gaat er van uit dat u gebruik maakt van artikelcodes, de artikelomschrijving, een aantal en een kostprijs die getotaliseerd moet worden. Een behoefte die bij gebruikers vaak bestaat is om een aantal opties te presenteren (die dus meestal niet getotaliseerd moeten worden), en om elk van die opties te verduidelijken met een klant specifieke toelichting. In het onderstaande voorbeeld hebben we de code voor de Kostendrager gebruikt voor het aanduiden van de hoofdstukken (Optie), en we hebben de velden Omschrijving (dat is NIET het veld Artikelomschrijving!) en Opmerkingen (Notes) opgenomen. Van de prijsinformatie wordt alleen het regeltotaal vermeld.

Het invoeren van de offerte

Bij het invoeren van de offerte is gebruik gemaakt van een klant specifieke Omschrijving (in plaats van de artikelomschrijving), te Opmerkingen tekst kan desgewenst nog gewijzigd worden via het icoon, en merk ook op het gebruik van de Kostendrager voor de scheiding van de opties:

Het afdrukken van de offerte

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Een nieuwe werkorder heeft de status Open. Als er werkzaamheden verricht worden op de werkorder wordt de status automatisch In bewerking. Wanneer er product ontvangen wordt gaat de status naar Ontvangen. Iets meer onbekend is de status Vrijgegeven: Deze status wordt door de gebruiker (de werkvoorbereider) toegekend. In de Smart Shop Floor app kunnen we werkorders selecteren die vrijgegeven zijn. Een recente verbetering maakt het gemakkelijk voor de werkvoorbereider om werkorders vrij te geven.

Vanaf het werkorder scherm

Voorheen kon een werkorder vrijgegeven worden door vanaf het werkorder scherm de knop Bewerken in te drukken en daarna de status Vrijgeven aan te vinken. Vanaf nu is er een knop Vrijgeven toegevoegd op het werkorder scherm:

Meerdere werkorders vrijgeven

Voorheen konden meerdere werkorders worden vrijgegeven door vanaf het Overzicht | Werkorders meerdere werkorders aan te vinken, en gebruik te maken van de link Bewerken, Allemaal tegelijkertijd. Een link Werkorders vrijgeven is aan het Overzicht | Werkorders toegevoegd om de aangevinkte werkorders vrij te geven:

Deze verbetering voor Exact voor Productie (alle versies) is gebaseerd op suggesties van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

Vanuit het scherm Ontvangst werkorders kunnen meerdere werkorders geselecteerd worden met de bestemming Leveren, mits er een verkooporder aan de werkorder gekoppeld is, en mits deze verkooporders van dezelfde klant zijn. Wanneer de verkooporders van verschillende klanten zijn moeten ze per klant worden ontvangen. Een recente verbetering maakt het mogelijk om toch de werkorders van verschillende klanten tegelijk te ontvangen en leveren.

Het scherm Ontvangst werkorders

We kunnen vanuit het scherm [Productie] Ontvangst werkorders werkorders gekoppeld aan verkooporders selecteren met de bestemming Leveren. De verkooporders moeten dan wel van dezelfde klant zijn:

Als de verkooporders niet van dezelfde klant zijn zal er een waarschuwing getoond worden:

Wachten met levering

Vanuit het scherm [Productie] Ontvangst werkorders is het wel toegestaan om tegelijkertijd werkorders gekoppeld aan verkooporders van verschillende klanten selecteren met de bestemming Wachten met levering:

Aan het scherm [Verkoop] Goederenlevering – Nieuw, via het tabblad Werkorder, kunnen alle werkorders met een aantal Wacht voor levering geselecteerd worden ook als ze gekoppeld zijn aan verkooporders van verschillende klanten:

Een melding wordt getoond van het aantal te leveren verkooporders met een (in te geven) leverdatum:

Desgewenst kunnen van de geleverde orders ook de pakbonnen worden afgedrukt:

Deze verbetering voor Exact voor Productie (alle versies) is gebaseerd op suggesties van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

Vanuit het Overzicht | Verkooporders kan een verkooporder geselecteerd worden en vervolgens kunnen de bijbehorende werkorders aangemaakt worden. Echter, als de verkooporder vooruit gefactureerd is, kan deze niet meer geselecteerd worden. Een recente verbetering in Exact voor Productie maakt het mogelijk om toch de werkorders aan te maken.

Het Overzicht | Verkooporders

Een van de situaties waarin het niet mogelijk is om vanuit het Overzicht | Verkooporders een verkooporder te selecteren is wanneer deze order al gefactureerd is. Als de verkooporder geselecteerd kan worden, kan hij ook verwijderd worden, wat natuurlijk niet de bedoeling is:

De Verkooporder

Op het scherm van de verkooporder is nu een knop Aanmaken werkorders toegevoegd die het mogelijk maakt om werkorders te genereren ook als de verkooporder al is gefactureerd:

Deze verbetering voor Exact voor Productie (alle versies) is gebaseerd op suggesties van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

In Exact voor Productie (Geavanceerde en Premium edities) kunnen we met meerdere magazijnen werken. Met een magazijnverplaatsing kunnen we artikelen van een magazijn naar het andere verplaatsen. Een nieuwe functionaliteit in de magazijnverplaatsing is ontwikkeld voor uitbestede assemblage.

Magazijnverplaatsing voor uitbestede assemblage

Het Verplaatsingsadvies is toegankelijk vanaf het rapport Voorraadposities. We kunnen hier een magazijn selecteren waar het uitbesteed werk plaats gaat vinden (het magazijn van de subcontractor), en een verplaatsing initiëren vanuit het hoofdmagazijn (onze fabriek). Het is belangrijk daarbij te weten dat Exact voor Productie twee verschillende processen voor uitbesteed werk ondersteunt.

Bij het eerste proces is er een werkorder gemaakt voor een eigen fabriek (bijvoorbeeld het hoofdmagazijn). Deze oplossing wordt gebruikt wanneer slechts een bewerking op het onderhanden werk wordt uitgevoerd door de subcontractor. Bij dit proces kan vanuit de werkorder een inkooporder worden gemaakt voor uitbesteed werk, en kan een levering worden gemaakt aan de subcontractor van het onderhanden werk. In Exact voor Productie is dit geen magazijnverplaatsing. Ook kan het (bewerkte) onderhanden werk terugontvangen worden van de subcontractor.

Het andere proces is waar de werkorder is gemaakt voor de fabriek (het magazijn) van de subcontractor. Dat zal veelal een oplossing zijn voor subcontractors waar uitbestede assemblage of verpakking plaats vindt. Het verplaatsingsadvies heeft hier betrekking op materiaal uit het hoofdmagazijn dat naar het magazijn van de subcontractor moet worden verplaatst. Eventueel kan het gereed product later worden verplaatst van de subcontractor naar het hoofdmagazijn.

Verplaatsen vanuit het rapport Voorraadposities

Aan het scherm Voorraadposities is een knop Verplaatsingsadvies toegevoegd. Om een verplaatsing te genereren is het belangrijk om een magazijn te kiezen dat niet het hoofdmagazijn is (niet de eigen fabriek, maar die van de subcontractor), artikelen die in beide magazijnen bestaan aan te vinken, en het filter Voorraadniveau op Verwachte voorraad < 0 te zetten:

Deze verbetering voor Exact voor Productie (Geavanceerde en Premium versies) is gebaseerd op suggesties van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

In Exact voor Productie (alle edities) kunnen we de kostprijs en de verkoopmarge tonen in het invoerscherm voor de offerte en de verkooporder. De gebruiker moet daarvoor de juiste rechten hebben, aangezien er organisaties zijn die juist de kostprijs willen afschermen van medewerkers.

Toekennen van rechten op het zien van de kostprijs en de marge

Onder Rechten, Verkoop kan het recht worden toegekend (door de hoofdgebruiker) voor het Kostprijs bekijken bij het invoeren offerte/verkooporder:

Daarna kan de gebruiker zelf op de schermen Offerte en Verkooporder via de link Aanpassen (in de rechterbovenhoek) de velden Kostprijs en Marge aanvinken, waardoor deze beschikbaar komen op het invoerscherm:

Het raadplegen van de kostprijs en de verkoopmarge

De kostprijs uit de artikelkaart wordt getoond op het invoerscherm. Als een offerteberekening aan de grondslag van de kostprijs ligt, zal de kostprijs voor de kleinste staffel getoond worden. :

Op het offerteinvoerscherm wordt dan getoond:

Deze verbetering voor Exact voor Productie (alle versies) is gebaseerd op suggesties van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com.

In Exact voor Productie wordt het verbruik van productiemateriaal en uren bijgehouden op een onderhanden werk rekening. Bij het gereed melden van het product wordt de balans op de onderhanden werk rekening weer gereduceerd. Wat volgt in dit blog is een eenvoudige uitleg welke boekingen gemaakt worden.

Veel mogelijkheden in Exact voor Productie

Exact voor Productie biedt veel mogelijkheden om de boekingsgang naar wens in te richten. Dat stelt de gebruiker voor keuzes. In dit blog proberen we uit te leggen wat de basis boekingsgang van Exact voor Productie is. Niet aan elk proces of elke keuze wordt dus aandacht besteed. We bespreken het uitgeven van materiaal, het registreren van arbeidsuren, het ontvangen van het product en het afhandelen van de werkorder. Wat we niet bespreken zijn machineuren, uitbesteed werk, retour van materiaal, retour van product, bijproducten, suborders, toeslagen en werken met gemiddelde inkoopprijs. Ook merken we op dat de boekingsgang in België afwijkt van die in Nederland.

Ordergestuurd werken of voorraadgestuurd werken

Als we een artikel produceren dat we vervolgens op voorraad zetten (al is het nog zo kort!), dan worden de boekingen gemaakt aan de hand van de kostprijs van dat artikel. Die kostprijs is vastgelegd in de artikelkaart, en wordt meestal berekend aan de hand van een stuklijst. In de stuklijst zijn de kosten van de materialen en uren opgenomen. Een artikel dat we dusdoende produceren noemen we voorraadgestuurd.

Als we een artikel produceren dat we vervolgens direct doorleveren aan de klant die het besteld heeft, dan worden de boekingen gemaakt aan de hand van de waarde van het onderhanden werk. De kostprijs van de artikelkaart speelt dan dus geen rol. Wel is het belangrijk dat er een verkooporder ten grondslag ligt aan de werkorder. Een artikel dat we dusdoende produceren noemen we ordergestuurd.

We gaan allereerst beschrijven hoe de voorraadgestuurd boekingsgang werkt. In ons voorbeeld maken we een fiets waarvan we de kostprijs van EUR 104 hebben vastgesteld aan de hand van een stuklijst:

Voorraadgestuurd werken

De boekingsgang wordt beschreven in het onderstaande diagram:

Stap 1: Materiaaluitgifte

Als we materiaal uitgeven aan een werkorder gebruiken we daarvoor de kostprijs van de materialen en de hoeveelheid die we gebruiken. Als we dus in plaats van het aantal 4 stuks uit de stuklijst besluiten om 5 stuks te gebruiken, dan zijn onze materiaalkosten 5 x EUR 16 = EUR 80. We debiteren de onderhanden werk rekening, en we crediteren de voorraad materiaal.

• Wat als de inkoopprijs van het materiaal hoger of lager is dan de kostprijs? De voorraad wordt altijd bijgewerkt aan de hand van de kostprijs. Als de inkoopprijs hoger of lager is, wordt het verschil bijgehouden op de (Winst & Verlies) rekening Prijsverschillen uit de artikelgroep van het materiaal. Deze boeking wordt gemaakt als de inkoopfactuur wordt ingeboekt.
• Wat als ik “inkoop materiaal” gebruik op de werkorder? Dezelfde boekingen worden gemaakt als bij een gewone materiaalinkoop. Wel wordt het materiaal automatisch uitgegeven naar het onderhanden werk als de bestelling wordt ontvangen.
• Wat als ik de materiaaluitgifte niet handmatig wil doen? Door het aanvinken van “Backflush” bij het betreffende stuklijst of werkorder materiaal wordt het materiaal automatisch uitgegeven in de hoeveelheid van de stuklijst. We hoeven dus niet meer in te voeren wat het werkelijk verbruik was. De boeking van de uitgifte wordt pas gemaakt als we het product ontvangen (zie Stap 3).

Stap 2: Tijd invoeren

Door het invoeren van uren bij een werkorder wordt het onderhanden werk ook gedebiteerd. De boeking wordt overigens pas gemaakt als de uren goedgekeurd worden. De boeking is gebaseerd op een uurtarief dat in het bewerkingsstation wordt vastgelegd, en op het aantal ingevoerde (uitgevoerde) uren. Als we dus in plaats van de 2 geplande uren uit de stuklijst 2,5 uren gebruiken, dan zijn onze arbeidskosten 2,5 x EUR 20 = EUR 50. We debiteren de onderhanden werk rekening, en we crediteren de standaardkosten arbeid.

• Waar komt dat uurtarief vandaan? Om te beginnen spreken we hier over een kostprijs, niet over een verkoopprijs. Als we dus aan een klant zouden aanbieden dat lassen EUR 85 per uur “kost”, dan bedoelen we dat hij dat per uur moet betalen. We mogen hopen dat onze interne kostprijs lager is! De kostprijs wordt berekend aan de hand van gemiddelde kosten van een employee (salaris en werkkosten) en de gemiddelde bezettingsgraad. Als een employee EUR 16 per uur betaald wordt, maar hij is maar 80% van de tijd inzetbaar op een werkorder, kost hij dus eigenlijk EUR 20 per uur. Ook de werkelijke bezettingsgraad kennen we pas aan het einde van de maand, maar we moeten wel vooraf boekingen maken. Het uurtarief wordt dus begroot en van tijd tot tijd bijgesteld aan de hand van de resultaten.
• Wat is de rekening standaardkosten arbeid? Deze rekening is een dekking voor de arbeidskosten die werkelijk worden gemaakt. Werkelijke arbeidskosten zijn salarissen en werkkosten, en zulke kosten worden gedebiteerd op kostenrekeningen. De dekking voor arbeidskosten wordt gecrediteerd in rubriek 6 (Fabricagerekeningen). Door periodiek de werkelijke kosten met de dekking te vergelijken (bijvoorbeeld per kostenplaats) krijgen we een indruk of we het uurtarief moeten verhogen of verlagen.
• Wat als ik de werkelijke arbeidstijd niet wil invoeren? Door het aanvinken van “Backflush” bij de betreffende stuklijst of werkorder bewerking wordt het uur automatisch geregistreerd in het aantal van de stuklijst. We hoeven dus niet meer in te voeren wat het werkelijk verbruik was. De boeking van de uren wordt pas gemaakt als we het product ontvangen (zie Stap 3).

Stap 3: Ontvangst werkorder

Als we het product gereedmelden van de werkorder dan gaat het de voorraad in (onthoudt, als het voorraadgestuurd werk is!). We ontvangen het product aan de hand van de kostprijs en het ontvangen aantal. In ons voorbeeld is dat dus EUR 104. We crediteren de onderhanden werk rekening en we debiteren de voorraad gereed product.

• Maar wat als de waarde van het onderhanden werk niet gelijk is aan de waarde van de ontvangst? Dit verschil, dat na ontvangst overblijft als balans op de onderhanden werk rekening, is onze efficiencyvariatie. Kennelijk hebben we dus beter of slechter gepresteerd dan we gecalculeerd hadden in de BOM. De vraag of onze efficiency verbetert of verslechtert in de loop van de tijd kunnen we op productniveau analyseren. Lees vooral ook Stap 4!
• Wat gebeurt er als ik het product verkoop uit voorraad? De levering van een verkooporder maakt een boeking op de rekening kosten verkopen op basis van de kostprijs en het geleverde aantal. We crediteren dus voorraad gereed product en debiteren kosten verkopen.

Stap 4: Afhandelen

Door de werkorder af te handelen wordt een eventueel aanwezig verschil op de onderhanden werk (balans) rekening naar het resultaat op werkorders (winst & verlies) gebracht. Tevens sluiten we de werkorder af voor nieuwe mutaties. De rekening resultaat op werkorders kunnen we vergelijken met de rekening prijsverschillen uit Stap 1.

• Wat als ik een aanzienlijke balans heb op mijn resultaat op werkorders rekening? Er zijn twee mogelijkheden. Of er is flink misgecalculeerd bij het ontwerpen van de stuklijst, waardoor we misschien wel producten veel te duur of veel te goedkoop verkocht hebben. Zouden we toch willen weten, niet? Een andere mogelijkheid, helaas veelvoorkomend, is dat er producten zijn waar geen kostprijs bepaald is (staat nog op nul). Ook dan klopt er niet veel van de kosten verkoop natuurlijk. De snelste controle is om de kolom kostprijs toe te voegen aan het artikeloverzicht en te zoeken naar producten zonder kostprijs.
• Maar ik wil überhaupt geen resultaat op werkorders! Alweer twee mogelijkheden. Door het gebruiken van de voorraadwaarderingsmethode gemiddelde inkoopprijs in plaats van standaard kostprijs worden er geen boekingen meer gemaakt (behoudens uitzonderlijke situaties!) op de rekening resultaat op werkorders. Dat verandert uw bedrijfsresultaat en efficiency natuurlijk niet. Werken met gemiddelde inkoopprijs past beter bij bedrijven die een vast assortiment produceren (‘de bakkerij’) en het is belangrijk om vooraf overleg met de accountant te hebben voordat deze instelling wordt gebruikt. De tweede mogelijkheid heet ordergestuurd werken. Dat wordt hieronder nog besproken.

Ordergestuurd werken

We produceren nogmaals hetzelfde product en registreren hetzelfde verbruik aan materiaal en uren. De stappen 1 en 2 herhalen zich precies. Wel is de werkorder nu gekoppeld aan een verkooporder (er ligt een verkooporder aan de werkorder ten grondslag).

De boekingsgang wordt beschreven in het onderstaande diagram:

Stap 3: Ontvangst werkorder

Als we het product gereedmelden van de werkorder en we kiezen voor leveren dan wordt direct een levering uitgevoerd (in feite: een pakbon aangemaakt). We ontvangen het product aan de hand van de (verwachte) waarde van het onderhanden werk en de kostprijs van de artikelkaart speelt geen rol. In ons voorbeeld is dat dus EUR 130. We crediteren de onderhanden werk rekening en we debiteren de voorraad gereed product, maar we maken ook een boeking aan waar we de voorraad gereed product crediteren, en de kosten verkopen debiteren. We vermijden dus een balans op de onderhanden werk rekening, en daarmee dus ook een resultaat op werkorders!

• Wat als we het product nu willen ontvangen in voorraad? Twee mogelijkheden. We willen het nog niet leveren (omdat er nog andere producten meegestuurd moeten worden, omdat de betaling nog niet goed is) en willen het even apart zetten. We kiezen dan niet voor leveren, maar voor de optie wachten met leveren. Daarna kunnen we altijd nog leveren, onder realisering van de kostprijs uit het onderhanden werk. De andere mogelijkheid is dat we ontvangen in voorraad. Dat is geen gunstige keuze, want dat zal dan gebeuren op basis van de kostprijs van het artikel.

Stap 4: Afhandelen

We sluiten dan de werkorder af voor nieuwe mutaties. Doorgaans is er geen verschil meer op de onderhanden werk rekening en wordt er dus ook geen resultaat op werkorders geboekt.

• Doorgaans is er geen verschil meer betekent? Stel ik heb een werkorder waar 2 uur arbeid op gepland is. Ik registreer 1,5 uur arbeid. Dan ontvang ik het product. Kennelijk moet er nog een half uur arbeid worden ingevoerd. Dat kan, omdat urenregistratie soms later plaats vindt. Inmiddels is het product wel ontvangen in de verwachting dat er nog kosten voor een half uur volgen. Als die uren dan uiteindelijk niet geschreven worden leidt dat tot een verschil.

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Als we Exact voor Productie inrichten moeten we productieruimtes en bewerkingsstations aanmaken. Maar wat wordt daarmee bedoeld? Moet ik productieruimtes aanmaken voor elke hal in de fabriek? Horen magazijnen daar ook bij? En is een bewerkingsstation een machine, of kan dat ook over een handmatige productieactiviteit gaan?

De juiste volgorde om in te richten is eerst het magazijn, dan de productieruimtes, de bewerkingsstations en tenslotte de bewerkingen.

Het inrichten van het magazijn

In een Productie BASIS abonnement is dit heel eenvoudig want er is maar één magazijn en er kunnen geen magazijnlocaties worden ingericht. In een Productie GEAVANCEERD abonnement kunnen er wel meerdere magazijnen worden ingericht. Vaak wordt in een fabriek locaties waar de materialen worden opgeslagen een magazijn genoemd (‘magazijn verpakkingsmateriaal’) en de plaats waar het product wordt opgeslagen een ander magazijn (‘magazijn gereed product’). Richt dit niet in door afzonderlijke magazijnen in Exact Online te maken, maar richt dit in door magazijnlocaties te maken in een enkel magazijn: locatie verpakkingsmateriaal en locatie gereed product. Natuurlijk mogen er meerdere locaties voor verpakkingsmateriaal gemaakt worden om bijvoorbeeld het juiste rek aan te duiden.

Het inrichten van productieruimtes

De bedoeling van productieruimtes is om onderscheid te kunnen maken tussen groepen bewerkingsstations (‘machines’) ten behoeve van de financiële administratie, maar ook voor het capaciteitsoverzicht in de productiecockpit en in rapporten zoals de productieanalyse.

Bij een productieruimte moeten we aangeven welke grootboekrekeningen we gebruiken voor arbeid en machinetijd. Zie ook De boekingsgang van Exact voor Productie.

Een voorbeeld van een inrichting is deze:

Het inrichten van bewerkingsstations

De bedoeling van bewerkingsstations is om onderscheid te kunnen maken tussen machines of productielijnen of handmatige productiehandelingen (inspectie, verpakking, installatie). Elk bewerkingsstation moet gekoppeld worden aan een productieruimte.

Bij een bewerkingsstation moeten we aangeven wat de kosten per uur zijn. Een dure machine kost meer per uur dan een goedkope! Deze kosten worden gebruikt in de voorcalculatie (geplande uren x kosten van het bewerkingsstation) en in de nacalculatie (gerealiseerde uren x kosten van het bewerkingsstation).

Een voorbeeld van een inrichting is deze:

Het inrichten van bewerkingen

Er zijn twee soorten bewerkingen: bewerkingen die worden uitgevoerd door een bewerkingsstation en bewerkingen die worden uitgevoerd door een leverancier (uitbesteed werk). We leggen hier uit wat de bedoeling is van een bewerking door een bewerkingsstation.

Een bewerking is de beschrijving van een productieactiviteit op een bewerkingsstation: de omschrijving, de standaard voor de geplande instel en run tijd (kan worden aangepast in de stuklijstversie en de werkorder), en opmerkingen voor de operator (die op de werkbon kunnen worden afgedrukt).

Een voorbeeld van een inrichting is deze:

Merk op dat dezelfde bewerking ook aan meerdere bewerkingsstations mag worden gekoppeld.

Meer informatie bij Pieter Hamans (pieter.hamans@exact.com)

Over de afgelopen maanden zijn er belangrijke verbeteringen doorgevoerd aan de werkbon. Er zijn veel velden toegevoegd, en de secties voor materiaal, bewerkingen en bijproducten kunnen nu onafhankelijk worden ingericht. Deze verbeteringen zijn gebaseerd op suggesties van klanten.

Een paar opmerkingen over de oude werkbon

In de oude werkbon kunnen de secties voor materiaal, bewerkingen en bijproducten niet onafhankelijk worden onderhouden. Velden die geselecteerd worden voor materiaal komen op dezelfde positie terug in de sectie bewerkingen, maar soms met een ander veld. Niet alleen is dat weinig inzichtelijk bij de keuze van velden en het instellen van breedte en uitlijning (rechts, links), maar ook kan er geen werkbon worden ontworpen met uitsluitend materiaal, uitsluitend bewerkingen, of een alternatieve volgorde van de secties. Daarnaast ontbreken er een aantal velden. Het onderhoud van de oude layout ziet er als volgt uit:

De bijbehorende werkbon komt er dan zo uit. Let op het herhalen van kolommen, soms met een andere betekenis:

Teneinde geen verlies van functionaliteit te veroorzaken blijft de oude werkbon in stand. Als U echter van de mogelijkheden van de nieuwe werkbon gebruik wil maken zult U nieuwe layouts moeten inrichten. Oude layouts kunnen niet geconverteerd worden tot nieuwe.

Afzonderlijke werkbonnen voor materiaal, bewerkingen of bijproducten

Al sinds enkele maanden is het mogelijk om afzonderlijke werkbonnen voor materiaal, bewerkingen of bijproducten aan te maken. Dit sluit niet alleen aan bij de wens van klanten voor afzonderlijke werkbonnen (‘een picklijst voor materiaal’, ‘een werkbon voor de operators’, ‘een zaaglijst’), maar ook bij de behoefte om parameters die bij gedimensioneerde materialen uitgebreider beschikbaar te maken. Bij het onderhouden van de regels in de werkbon zijn er nu vier keuzes: Werkbon: Details (de oude werkbon onderhouden), Werkbon: Materiaal Details, Werkbon: Routing Details en Werkbon: Bijproduct Details (de laatste drie voor afzonderlijke werkbonnen):

De bijbehorende materiaal werkbon komt er dan zo uit:

Merk op dat de parameters voor gedimensioneerde materialen (lengte, breedte, gewicht) alsook de aantallen (balken, traptreden) kunnen worden getoond.

Een voorbeeld van een bewerkingen werkbon ziet er zo uit:

Het is niet mogelijk om met de hierboven beschreven functionaliteit een werkbon met meerdere secties te maken.

Een werkbon met meerdere secties maken

Sinds kort (eind april 2016) worden in Nederland en België ook werkbonnen met meerdere secties ondersteund die afzonderlijk onderhouden kunnen worden. Deze worden aangemaakt door te starten bij [Overzicht | Layouts] Start met een template, en te kiezen voor Layout [“Template”] Werkorder geavanceerd (of basis), afhankelijk van uw abonnement. Bij basis heeft U twee secties (materiaal en routing), bij geavanceerd drie (materiaal, routing en bijproducten). U mag secties verwijderen of verwisselen:

Een belangrijke tip bij het toevoegen van velden is dat U eerst moet focussen (‘aanklikken’) op de sectie die U wilt onderhouden, dan op de knop Velden moet klikken waarna de beschikbare velden voor die sectie worden getoond:

Een voorbeeld van een werkbon met meerdere secties ziet er zo uit:

Deze verbeteringen zijn gebaseerd op feedback van klanten. Meer informatie bij Pieter Hamans (pieter.hamans@exact.com)